为进一步规范会议室的管理,提高使用效率，更好地为接待来访及各类会议提供良好服务，特制定本办法。

一、会议室功能：学校会议室（教学主楼九层第一会议室、第二会议室、接待室，教学主楼七层第三会议室，行政楼一楼报告厅）用于学校召开会议、接待来访等。第一会议室主要用于召开党委会、校长办公会等学校召开的会议，原则上不安排各部门组织召开的会议。

二、会议室日常管理：由学校办公室负责管理，并协调总务处及物业公司安排人员定期对会议室和接待室进行清扫、检查，保持室内整洁，认真做好“三防”安全工作。

三、会议室会务组织：学校办公室、党委办公室负责校领导安排的会议会务工作；各部门组织的会议会务由使用部门负责。

四、会议室优先使用原则：内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入学期工作计划的会议优先使用。若各部门预订的会议安排与学校临时性重要会议发生冲突，则全校性会议优先使用。

五、会议室预约使用：学校各部门因工作需要使用会议室应提前一天预约，办理《学校会议室使用申请表》后方可使用。会议室使用期间，会议室设备调试、会场布置及服务等由使用部门负责，校办公室协助办理。

六、会议室内配套设施设备未经许可，不得随意移动，更不能移出室外。如需调整或改变其摆放格局，需由使用部门提出申请，经审批后实施，并于会后恢复原状。

七、会议结束后，使用部门要及时整理好室内设施、环境，关好门窗、电器、电源等，如因使用不当造成的安全事故或物品损坏、丢失由使用部门负责。

八、其他在用的相关会议场所，如行政楼二楼会议室（学生处负责）、三楼会议室（党委宣传部负责）、四楼会议室（国资处负责），现代科教楼四楼多功能厅、教学主楼二层学术报告厅（实训中心负责），可参照本办法，由各相关职能部门负责管理。

九、本办法由学校办公室负责解释，自公布之日起执行。